Die Prozesskette im Handel: Anfrage, Angebot, Auftrag, Rechnung, Zahlung
Jede Bestellung durchläuft dieselbe Kette: Eine Anfrage kommt herein, daraus wird ein Angebot, aus dem Angebot ein Auftrag, aus dem Auftrag eine Lieferung, dann folgen Rechnung und Zahlung. Auf dem Papier ist das ein glatter Ablauf. In der Praxis reißt er an jedem Übergang, weil Daten von einem System ins nächste von Hand übertragen werden. Wer die Auftragsabwicklung automatisieren will, muss genau diese Übergänge schließen, nicht ein einzelnes Werkzeug austauschen.
Bei Process Vision aus Zwickau bauen wir solche durchgängigen E-Commerce-Prozesse für kleine und mittlere Händler. Nicht als großes ERP-Projekt, sondern an den Stellen, wo heute jeden Tag Zeit in stumpfem Abtippen verloren geht. Meistens sind es dieselben vier Bruchstellen.
Vom Angebot zum Auftrag: doppelte Erfassung
Der Kunde fragt per Mail an, jemand schreibt ein Angebot, der Kunde bestellt, und dann wird dieselbe Bestellung noch einmal in die Warenwirtschaft getippt. Dieselben Positionen, dieselben Preise, zweimal erfasst. Jeder Tippfehler dabei landet später auf der Rechnung.
Vom Auftrag zur Rechnung: Belege ohne Ende
Eingangsrechnungen von Lieferanten, Ausgangsrechnungen an Kunden, Lieferscheine, Gutschriften. Am Monatsende wird sortiert, abgetippt und an den Steuerberater weitergereicht. Jeder einzelne Beleg kostet ein paar Minuten Handarbeit, und die Summe ist ein halber Bürotag im Monat.
Mehrere Verkaufskanäle, mehrere Wahrheiten
Wer auf dem eigenen Shop, über eBay, Otto oder Kaufland verkauft, hat Bestellungen an mehreren Orten liegen. Ohne saubere Anbindung pflegt jemand Bestände, Preise und Aufträge mehrfach von Hand. Das ist nicht nur Arbeit, sondern eine ständige Quelle für Überverkäufe und falsche Bestände.
Rückfragen, die am Verkäufer hängen bleiben
"Ist das noch lieferbar?", "Wo bleibt meine Bestellung?", "Kann ich die Rechnung noch mal haben?" Diese Fragen kommen rund um die Uhr, beantwortet werden sie nur zu Bürozeiten. Wer erst am nächsten Tag antwortet, verliert Bestellungen an den, der schneller war.
Ein Beispiel aus der Praxis: 75 Prozent schnellere Angebote
Wie viel in diesen Übergängen steckt, zeigt ein Projekt beim Fleesensee Resort. Der Ausgangspunkt war die Angebotserstellung: Anfragen kamen herein, jedes Angebot wurde von Hand zusammengesetzt, das kostete Stunden. Der Ablauf war zwar eingespielt, aber jede Anfrage lief durch dieselbe manuelle Schleife.
Wir haben die Angebotserstellung automatisiert. Aus der Anfrage entsteht heute automatisch das fertige Angebot, die Freigabe bleibt beim Team. Das Ergebnis: Angebote gehen rund 75 Prozent schneller raus, und der Betrieb spart nach eigener Rechnung etwa 15.000 Euro im Jahr. Geschäftsführer Michael Jäckel beschreibt es so, dass Angebotserstellung, die früher Stunden dauerte, jetzt automatisiert läuft.
Ein Resort ist kein Onlineshop, das Muster ist aber dasselbe. Ob Hotelangebot oder Warenkorb: Sobald aus einer Anfrage strukturiert ein Angebot und ein Auftrag wird, lässt sich der Schritt automatisieren. Genau dieses Muster übertragen wir auf die Auftragsabwicklung im Handel.
Vier Bausteine für eine durchgängige Auftragsabwicklung
Was bei Ihnen zuerst dran ist, hängt davon ab, wo die meiste Zeit verloren geht. In den meisten Handelsbetrieben sind es diese vier Bausteine, einzeln einsetzbar und aufeinander aufbauend.
Angebots-Automation
Aus der Kundenanfrage wird automatisch ein vollständiges Angebot: mit Positionen, Preisberechnung und fertigem PDF, bereit zum Versand. Das manuelle Zusammensuchen und Abtippen fällt weg. In einem unserer Projekte ist die Zeit pro Angebot von 45 auf 9 Minuten gesunken. Wie das im Detail aufgebaut ist, lesen Sie auf der Seite zur Angebotserstellung.
Belegverarbeitung
Eingangsrechnungen und Belege landen automatisch als vorbereiteter Entwurf in der Buchhaltung, samt PDF-Anhang. Statt jeden Beleg von Hand zu erfassen, prüfen Sie ihn nur noch und geben ihn frei. Dieses Muster setzen wir bei Process Vision intern bereits produktiv ein: Belege aus dem Posteingang laufen über eine Automatisierung als Entwurf nach sevDesk, aus rund 8 Minuten Handarbeit pro Beleg wird ein Klick. Mehr dazu auf der Seite zur Belegverarbeitung.
Anbindung an JTL, Odoo und Ihren Shop
Die Bausteine wirken nur, wenn sie mit dem System sprechen, in dem Ihre Aufträge liegen. Wir verzahnen Warenwirtschaft, Shop und Buchhaltung, damit ein Auftrag nur einmal erfasst wird und von dort automatisch weiterläuft. Für JTL-Wawi und JTL-Shop haben wir dafür eine eigene Seite zur JTL-Beratung, für Odoo eine zur Odoo-Beratung. Nutzen Sie ein anderes System, binden wir das an, womit Sie arbeiten.
WhatsApp- und Webchat-Kanal
Wiederkehrende Fragen zu Verfügbarkeit, Bestellstatus oder Rechnung beantwortet ein Chat-Assistent automatisch, angebunden an Ihr Shop- oder Warenwirtschaftssystem. Einfache Bestellungen kann er direkt aufnehmen. Ihr Team kümmert sich um die Fälle, die wirklich einen Menschen brauchen. Wie das funktioniert, zeigen wir auf der Seite zur WhatsApp- und Webchat-Beratung.
Kleiner Shop oder Multichannel: was das für Sie bedeutet
Für einen kleinen Shop mit einem Verkaufskanal reicht oft ein einziger Baustein, um spürbar Luft zu schaffen. Wenn Angebote und Belege heute am Inhaber oder an einer Bürokraft hängen, ist meist die Angebots-Automation oder die Belegverarbeitung der erste Hebel. Sie brauchen dafür keine neue Software, wir setzen auf dem auf, womit Sie schon arbeiten.
Bei Multichannel-Händlern liegt der Schmerz woanders: in der Vervielfachung. Ein Händler aus unserem Umfeld verkauft über fünf Kanäle, den eigenen Shop, eBay, Otto, Kaufland und Hood. Fünf Kanäle heißen fünf Orte für Bestellungen, Rechnungen und Bewertungen. Für ihn haben wir ein Cockpit konzipiert, das eingehende Bewertungen zentral vorfiltert und die kritischen zur Freigabe vorlegt, statt dass jemand alle einzeln liest. Je mehr Kanäle, desto größer der Hebel einer durchgängigen Auftragsabwicklung, weil jeder eingesparte Handgriff mit der Zahl der Kanäle multipliziert wird.
Häufige Fragen zur automatisierten Auftragsabwicklung
Funktioniert das mit unserem Shop-System?
In der Regel ja. Wir binden die Automatisierung an das an, womit Sie ohnehin arbeiten, ob JTL, Odoo, ein Shopsystem wie Shopware oder WooCommerce oder eine Kombination davon. Wichtig ist weniger der Name des Systems als die Frage, ob es sich anbinden lässt. Das klären wir vorab, bevor irgendetwas gebaut wird.
Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
Meistens nicht. Der Ansatz ist, sinnvolle Verbindungen zwischen Ihren vorhandenen Werkzeugen herzustellen, nicht alles neu zu kaufen. Ein Systemwechsel ist ein eigenes, großes Projekt, und den empfehlen wir nur, wenn das Bestandssystem wirklich am Ende ist.
Was ist mit der GoBD-Konformität bei den Belegen?
Belege müssen unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden. Wir bauen die Belegverarbeitung so, dass die Ablage diesen Anforderungen entspricht, und stimmen den Ablauf mit Ihrem Steuerberater ab. Eine steuerliche Beratung ersetzen wir nicht, wir sorgen für die technisch saubere Umsetzung.
Behalten wir die Kontrolle, oder läuft alles vollautomatisch?
Sie behalten die Kontrolle. Wir bauen die Abläufe so, dass an den kritischen Stellen ein Freigabeschritt bleibt, etwa bevor ein Angebot rausgeht oder ein Beleg verbucht wird. Automatisiert wird das Zusammensuchen und Vorbereiten, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Was passiert bei einer Retoure oder Reklamation?
Retouren und Reklamationen behandeln wir als eigenen Ablauf mit klaren Regeln, die Sie vorgeben. Standardfälle laufen automatisch, Sonderfälle landen bei einem Menschen. So bleibt die Bearbeitung schnell, ohne dass ein Grenzfall im Automatismus untergeht.
Wie schnell sehen wir Ergebnisse?
Ein klar abgegrenzter Baustein wie die Angebots-Automation oder die Belegverarbeitung ist meist innerhalb weniger Wochen einsatzbereit und danach im Alltag sofort spürbar. Wir starten bewusst mit einem Quick Win, damit Sie den Nutzen sehen, bevor über den nächsten Schritt entschieden wird.
Gibt es dafür eine Förderung?
Für sächsische Betriebe kommt häufig eine Förderung infrage, die Ihren Eigenanteil senkt. Die Bewilligung liegt immer bei der Förderstelle, und die Mittel sind meist begrenzt. Ob und welche Förderung für Ihr Vorhaben realistisch ist, prüfen wir im Erstgespräch ehrlich und begleiten Sie beim Antrag.
Ihr nächster Schritt
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihre Prozesskette von der Anfrage bis zur Rechnung an und sortieren die Möglichkeiten nach Aufwand und Wirkung. Sie gehen mit einer klaren Einschätzung heraus, welcher Baustein sich bei Ihnen zuerst lohnt, ohne Verpflichtung. Einen Überblick über unser gesamtes Leistungsspektrum finden Sie auf der Seite zur KI-Agentur. Nehmen Sie Kontakt auf, und wir finden heraus, wo Ihre Auftragsabwicklung am meisten Handarbeit verliert.