KI kaufen ist einfach. KI nutzen ist schwer.
„ChatGPT haben wir, aber geändert hat sich nichts."
Diesen Satz hören wir als KI-Agentur fast wöchentlich. Viele Betriebe kaufen Lizenzen, aber ohne Prozessanalyse, ohne Integration und ohne Schulung bleibt die Zeitersparnis aus. Das Tool läuft – der Nutzen nicht.
Daten in fünf Systemen – Überblick in keinem
Angebote in Excel, Kontakte im E-Mail-Postfach, Projekte in der Notiz-App. Ohne zentrales CRM wie HubSpot verlieren Sie Leads und Aufträge – täglich.
Fördermittel bleiben liegen
Für sächsische KMU sind über Programme wie RKW Sachsen oft erhebliche Zuschüsse abrufbar. Die meisten wissen es nicht oder scheuen den Antrag. Wir kennen die Förderstruktur und begleiten Sie beim Antrag, sodass Ihr Eigenanteil spürbar sinkt. Details dazu auf unserer Förderungs-Seite.
Automatisierungen, die nach einer Woche wieder gestoppt werden
Zapier-Zap eingerichtet, Make-Szenario gebaut, drei Wochen später läuft wieder alles manuell. Fehlende Systemintegration und kein Support sind die häufigsten Gründe.
Ihr Team nutzt KI nicht – weil niemand es gezeigt hat
Change Management wird unterschätzt. Mitarbeiter, die KI-Tools nicht verstehen, nutzen sie nicht. Ohne praxisnahe Schulung bleibt jede Implementierung wirkungslos.
Was eine KI-Agentur für den Mittelstand leistet
„KI-Agentur" ist kein geschützter Begriff, und dahinter steckt Unterschiedliches. Für Sie als Entscheider ist wichtig, wo eine Agentur anfängt und wo sie aufhört. Wir sehen unsere Aufgabe nicht darin, Ihnen ein weiteres Tool zu verkaufen, sondern eine konkrete Aufgabe in Ihrem Betrieb schneller oder günstiger zu erledigen.
Der Unterschied wird deutlich, wenn man die drei üblichen Anbietertypen nebeneinanderlegt:
- Softwareanbieter verkaufen Ihnen eine Lizenz. Die Einführung, die Anbindung an Ihre bestehenden Systeme und die Schulung Ihres Teams bleiben Ihr Problem.
- Reine Strategieberatungen liefern ein Konzept, oft einen umfangreichen Foliensatz. Umgesetzt wird davon selten etwas, weil niemand baut, was auf den Folien steht.
- Eine KI-Agentur wie Process Vision deckt beide Enden ab: Wir analysieren Ihre Prozesse, bauen die Automatisierung, binden sie in Ihre vorhandene Software ein, schulen Ihr Team und bleiben danach als Ansprechpartner erreichbar.
Anders gesagt: Wir übernehmen die Verantwortung dafür, dass am Ende etwas läuft, und nicht nur, dass etwas eingerichtet wurde. Genau an dieser Lücke scheitern die meisten KI-Projekte im Mittelstand.
KI, die wirklich funktioniert.
Kein Technologie-Hype, keine Buzzword-Beratung. Wir implementieren KI-Lösungen, die Sie oft schon nach wenigen Wochen im Alltag spüren: messbar, förderfähig und DSGVO-konform.
CRM & HubSpot Integration
Wir implementieren HubSpot als zentrales CRM-System und verbinden es mit Ihren Prozessen. Leads, Angebote und Kundenhistorie liegen an einem Ort statt in fünf Postfächern.
- HubSpot CRM Setup & Konfiguration
- Pipeline-Automatisierung für den Vertrieb
- E-Mail- & Marketing-Automation
- Reporting & KPI-Dashboards
- Integration in bestehende Tools
Wie das konkret aussieht, zeigt unsere Seite zur HubSpot-Beratung & CRM-Automatisierung. Für Betriebe mit ERP-Bedarf binden wir auch Odoo an.
KI-Workflow-Automatisierung
Wiederkehrende Aufgaben automatisieren mit Make, Zapier, n8n und KI-Modellen (Make oder Zapier? Unser Vergleich), ohne dass Sie programmieren müssen.
- Prozessanalyse & Quick-Win-Identifikation
- Make.com- & Zapier-Implementierung
- ChatGPT- / Claude-API-Integration
- Dokumenten- & E-Mail-Automatisierung
- Monitoring & Fehler-Handling
KI-Strategie & Beratung
Wir analysieren Ihre Prozesse, identifizieren das größte Potenzial und entwickeln eine praxisnahe Roadmap. Keine 80-seitigen Berichte, sondern direkt umsetzbare Schritte.
- Prozess-Audit & Potenzialanalyse
- KI-Readiness-Assessment
- Tool-Empfehlung & Architektur
- ROI-Kalkulation & Förderprüfung
KI-Training & laufender Support
Ihr Team lernt, KI-Tools praxisnah einzusetzen: auf Ihren Prozessen, mit Ihren Daten. Und danach sind wir nicht weg. Laufender Support sichert den langfristigen Erfolg.
- Individuelle Mitarbeiter-Workshops
- Prompt Engineering für Ihren Alltag
- Lernmaterialien & SOPs
- Monatlicher Optimierungs-Call
Nicht sicher, welche Leistung die richtige ist? Einen Überblick über alle Bausteine gibt die Leistungs-Übersicht. Im kostenlosen Erstgespräch analysieren wir gemeinsam Ihren größten Hebel.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Typischerweise vergehen rund 90 Tage von der ersten Prozessaufnahme bis zu messbaren Ergebnissen. Wir starten mit einem Quick Win, der schnell Wirkung zeigt, und bauen darauf die vollständige Lösung auf. Der Ablauf ist bei den meisten Projekten gleich.
1. Erstgespräch
45 Minuten, kostenlos und ohne Verpflichtung. Wir hören zu, wo bei Ihnen die meiste Zeit verloren geht, und sagen ehrlich, ob sich ein KI-Projekt für Sie lohnt. Manchmal ist die Antwort auch: noch nicht.
2. Prozessanalyse
Wir schauen uns Ihre Abläufe genau an und sortieren die Kandidaten nach Aufwand und Wirkung. Nicht jeder Prozess eignet sich für Automatisierung. Details zu diesem Schritt finden Sie auf unserer Seite zur KI-Prozessanalyse.
3. Quick Win
Wir setzen zuerst den Baustein um, der am schnellsten spürbar wird, etwa die automatisierte Angebotserstellung oder eine E-Mail-Triage. So sehen Sie den Nutzen, bevor Sie in die Breite investieren.
4. Ausbau
Funktioniert der Quick Win, erweitern wir Schritt für Schritt: weitere Prozesse, tiefere Integration in Ihre Systeme, saubere Fehlerbehandlung. Wir versprechen keine Ergebnisse über Nacht, sondern eine Lösung, die auch in sechs Monaten noch läuft.
5. Schulung & Support
Ihr Team wird auf den fertigen Workflows geschult und kann sie selbst verwalten. Danach bleiben wir über einen laufenden Support-Kontakt erreichbar, weil eine Automatisierung ohne Betreuung erfahrungsgemäß genau die ist, die nach ein paar Wochen wieder gestoppt wird.
Drei Projekte, drei Zahlen
Konkrete Automatisierungen statt Theorie. Diese Ergebnisse stammen aus abgeschlossenen Projekten mit KMU im DACH-Raum.
Fleesensee Resort: Angebote in einem Bruchteil der Zeit
Ausgangslage: Die Angebotserstellung für Buchungsanfragen dauerte im Resort früher Stunden, jede Anfrage wurde manuell zusammengestellt.
Lösung: Wir haben eine Angebots-Automation gebaut, die aus der Kundenanfrage ein vollständiges Angebot inklusive Preisberechnung und PDF erzeugt.
Ergebnis: Die Angebotserstellung läuft rund 75 % schneller, das entspricht einer Ersparnis von etwa 15.000 € pro Jahr.
Spektrum Zwei: keine Anfrage geht mehr unter
Ausgangslage: Eingehende E-Mails wurden nicht schnell genug bearbeitet, wichtige Anfragen gingen im Posteingang unter.
Lösung: Ein KI-System sortiert und priorisiert eingehende Mails, schlägt Antworten vor und synchronisiert alles mit dem CRM.
Ergebnis: Die Reaktionszeit hat sich halbiert (50 % schneller), und es gehen keine Leads mehr verloren.
Handwerksbetrieb: kein verpasster Anruf mehr
Ausgangslage: Ein Handwerksbetrieb mit 15 Mitarbeitern bekam rund 40 Anrufe pro Woche, oft während niemand im Büro erreichbar war.
Lösung: Unsere KI-Telefonassistentin Lotta nimmt jeden Anruf an, beantwortet Standardfragen und trägt Rückruftermine direkt ins System ein. Mehr zu Lotta erfahren.
Ergebnis: Kein Anruf wird mehr verpasst, und der Betrieb spart rund 8 Stunden pro Woche.
KI-Workflows mit messbarem Impact
Neben diesen Beispielen setzen wir bei KMU im DACH-Raum eine ganze Reihe weiterer Automatisierungen ein.
Angebots-Automation
Kundenanfragen automatisch in vollständige Angebote umwandeln, inklusive Preisberechnung und PDF-Erstellung. Kein manuelles Copy-Paste mehr.
E-Mail Intelligence
Automatisches Sortieren, Priorisieren und Antwort-Vorschläge, damit keine wichtige Anfrage mehr untergeht.
Lotta – KI-Telefonassistentin
24/7 Anrufannahme, Lead-Qualifizierung und Terminvereinbarung, ohne Personal und ohne Pausenzeiten. Menschlich klingend und schnell reagierend.
KI-Wissensdatenbank
FAQ, SOPs und Prozessdokumente intelligent durchsuchbar. Wissen ist immer verfügbar, auch wenn Mitarbeiter fehlen.
KPI-Dashboards & Reporting
Automatische Zusammenfassung von Meetings, KPIs und Reports als Grundlage für schnelle Management-Entscheidungen.
HR-Automation & Onboarding
Bewerbungs-Screening, Onboarding-Workflows und strukturierte Einarbeitung, damit neue Mitarbeiter schneller produktiv werden.
Welcher Use Case passt zu Ihrem Unternehmen? Eine ausführliche Übersicht finden Sie unter KI Use Cases für den Mittelstand.
Kostenlos herausfinden – in 45 Minuten mit Jan Griebel
Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns Ihre Abläufe gemeinsam an und sortieren die Use Cases nach Aufwand und Wirkung. Sie gehen mit einer klaren Einschätzung heraus, welcher Hebel sich für Ihr Unternehmen zuerst lohnt, ganz ohne Verpflichtung.
Kein anonymes Agentur-Team. Ein Ansprechpartner, der liefert.
„Ich glaube nicht an KI als Hype. Ich glaube an KI als Werkzeug, wenn man es richtig einsetzt."
KI soll Ihrem Team Freiraum schaffen, nicht Arbeitsplätze ersetzen. Die wirksamsten Automatisierungen sind die, die niemand mehr bemerkt.
Seit über 10 Jahren begleite ich Unternehmen bei der Digitalisierung. Was mich von einer klassischen Agentur unterscheidet: Ich bin persönlich bei jedem Projekt dabei, von der ersten Analyse bis zum laufenden Support. Kein Outsourcing, kein anonymes Ticket-System.
Was unsere Kunden wirklich sagen
Messbare Ergebnisse aus echten Projekten, kein Marketing-Sprech.
"Die Zusammenarbeit mit Process Vision hat unsere Buchungsabläufe revolutioniert. Angebotserstellung, die früher Stunden dauerte, läuft jetzt automatisiert."
"Pragmatisch, kompetent und vor allem messbar. Process Vision hat uns geholfen, unsere Verwaltungsprozesse zu verschlanken."
"Klare Analysen, schnelle Umsetzung. Das E-Mail-System hat unsere Reaktionszeiten halbiert – keine Anfrage geht mehr unter."
"Process Vision hat unsere internen Abläufe grundlegend verändert. Die KI-Integration läuft reibungslos – und unser Team arbeitet heute deutlich effizienter."
Häufige Fragen
Alles, was Sie vor dem ersten Gespräch über KI-Automatisierung und unsere Arbeit wissen sollten.
Was macht Process Vision als KI-Agentur konkret?
Wir analysieren Ihre Geschäftsprozesse und implementieren KI-gestützte Automatisierungen – z.B. mit HubSpot, Make.com, Zapier oder direkten ChatGPT/Claude-Integrationen. Kein Lizenz-Verkauf, keine Theorie: messbare Zeitersparnis und ROI.
Was unterscheidet Sie von einer Marketing-Agentur?
Eine Marketing-Agentur sorgt dafür, dass mehr Anfragen hereinkommen. Wir sorgen dafür, dass Sie diese Anfragen und die Abläufe dahinter mit weniger Aufwand bearbeiten. Unser Fokus liegt auf internen Prozessen, CRM und Automatisierung, nicht auf Kampagnen oder Werbeanzeigen. Beide Ansätze ergänzen sich, aber sie lösen unterschiedliche Probleme.
Welche Tools und Plattformen setzen Sie ein?
Je nach Aufgabe HubSpot als CRM, Make.com, Zapier oder n8n für Automatisierungen und KI-Modelle wie ChatGPT oder Claude. Für ERP-Themen binden wir Odoo an. Wir wählen die Tools nach Ihrem Bedarf und Ihrer bestehenden Infrastruktur, nicht umgekehrt.
Gibt es Fördermittel für KI-Projekte im Mittelstand?
Ein erheblicher Teil der Projektkosten lässt sich über RKW Sachsen fördern. Wir kennen die Förderstruktur und begleiten Sie durch den Antrag, sodass für Sie wenig Aufwand entsteht. Die Bewilligung selbst liegt bei der Förderstelle – die Mittel sind in der Regel kontingentiert.
Wie schnell sehen wir erste Ergebnisse?
Quick Wins wie automatisierte Angebotserstellung oder E-Mail-Triage sind oft schon in 2–6 Wochen messbar. Die vollständige KI-Transformation läuft strukturiert über typischerweise rund 90 Tage.
Brauchen wir dafür neue Software?
Nein. Wir integrieren KI in Ihre bestehende Infrastruktur – Microsoft 365, Google Workspace, SAP, bestehende CRM-Systeme. In vielen Fällen reicht es, smarte Verbindungen zwischen vorhandenen Tools herzustellen.
Ist KI-Automatisierung DSGVO-konform möglich?
Ja. Wir setzen auf DSGVO-konforme Lösungen: Verarbeitung möglichst auf europäischen Servern, Anonymisierung sensibler Daten und keine US-Dienste ohne datenschutzkonforme Absicherung. Datenschutz ist für uns kein Add-on, sondern Grundprinzip.
Ersetzt KI-Automatisierung Arbeitsplätze in meinem Team?
Unser Ansatz ist ein anderer. KI übernimmt die wiederkehrenden Aufgaben, die ohnehin niemand gern macht, und schafft Ihrem Team Freiraum für die Arbeit, die Menschen besser können. In den bisherigen Projekten wurde kein Arbeitsplatz ersetzt, sondern Zeit für Wichtigeres frei.
Was kostet die Zusammenarbeit?
Das Erstgespräch ist kostenlos. Projekte starten ab 3.500 €. Im Förderfall reduziert ein RKW-Sachsen-Zuschuss Ihren Eigenanteil deutlich. Wir kalkulieren transparent im Erstgespräch – kein Angebot ohne vorherige Analyse.
Brauchen wir eigenes IT-Know-how?
Nein. Wir übernehmen die komplette technische Implementierung. Anschließend schulen wir Ihr Team praxisnah – so können Sie die Workflows selbst verwalten und anpassen, ohne Programmierkenntnisse.
Arbeiten Sie nur in Sachsen?
Unser Schwerpunkt liegt auf sächsischen KMU – hier kennen wir die Förderstruktur und den Markt am besten. Wir arbeiten aber deutschlandweit und auch remote. Für die Förderabwicklung sind Sie jedoch idealerweise in Sachsen ansässig.
Ihr Unternehmen. KI-ready in rund 90 Tagen.
Kostenlose Analyse, Begleitung beim Förderantrag und erste Ergebnisse oft schon nach wenigen Wochen. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wo KI bei Ihnen den größten Hebel hat. Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch oder schreiben Sie uns über unser Kontaktformular.