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KI-Telefonassistent für Unternehmen

Ein KI-Telefonassistent nimmt für Betriebe und Praxen Anrufe an, wenn niemand rangehen kann. Er bucht Termine direkt in Ihrem Kalender.

Kostenloses ErstgesprächBeispielgespräch ansehenProbeanruf bei unserer Hauptnummer: Probeanruf:+49 375 47213000
  • Im Probebetrieb beim ASB Zwickau, vom Datenschutzbeauftragten bewilligt
Hand greift zum Hörer eines TischtelefonsKI-generiert
Mo 08:02Anruf angenommenBeispiel aus dem Alltag
Ein lächelnder Handwerker mit Schutzhelm und Arbeitslatzhose telefoniert entspannt mit dem Handy auf einer Hausbaustelle vor Rohbau und Gerüst.KI-generiert

Kein verlorener Anruf, auch wenn gerade niemand rangehen kann.

  • Anrufe annehmen

    Rund um die Uhr, auch nachts, am Wochenende und in der Mittagspause.

    Mehr Details
    • Ablauf: Der Assistent stellt sich als KI vor, hört das Anliegen und beantwortet häufige Fragen selbst.
    • Von Ihnen: Ihre häufigsten Fragen, Leistungen und Abläufe. Damit richten wir ihn ein.
    • Stolperstein: Ein Assistent von der Stange scheitert schon an der zweiten Rückfrage.

  • Termine buchen

    Terminwunsch erkannt, Kalender geprüft, Termin direkt eingetragen.

    Mehr Details
    • Ablauf: Bei einem Terminwunsch prüft er Ihren Kalender und trägt den Termin direkt ein.
    • Von Ihnen: Zugang zum Kalender. Mehr binden wir nicht an, als der Anwendungsfall braucht.
    • Stolperstein: Ohne Anbindung bleibt nur ein Transkript per Mail und Nacharbeit im Büro.

  • Dringlichkeit erkennen

    Was nicht warten kann, geht sofort an die richtige Person.

    Mehr Details
    • Ablauf: Dringendes wird als dringend vermerkt und geht sofort an die richtige Person.
    • Von Ihnen: Wer bei welchem Anliegen zuständig ist. Das legen wir bei der Einrichtung fest.
    • Stolperstein: Heikle Ausnahmesituationen gehören an einen Menschen. Wer einen verlangt, wird weitergeleitet.

  • Übergabe ans Team

    Name, Anliegen und Rückrufwunsch landen als Aufgabe bei Ihrem Team.

    Mehr Details
    • Ablauf: Name, Anliegen und Rückrufwunsch werden als Aufgabe angelegt. Der Kontext bleibt erhalten.
    • Von Ihnen: Der Ort, an dem Ihr Team ohnehin arbeitet, etwa Kalender oder CRM.
    • Stolperstein: Ohne Anbindung muss jemand die Aufgabe von Hand übertragen.
Ruhige Praxis-Rezeption: Eine Mitarbeiterin in violetter Dienstkleidung arbeitet lächelnd am Monitor, im Vordergrund steht unscharf ein Tischtelefon neben einer Vase mit Blumen.KI-generiert

Beispielgespräch

BeispielEingehender Anruf
  • Anrufer: Guten Tag, ich brauche einen Termin, es ist dringend.
  • Assistent: Gern. Donnerstag 9 Uhr oder Freitag 14 Uhr?
  • Anrufer: Donnerstag.
  • Assistent: Notiert: dringend, Donnerstag 9 Uhr. Ihr Team bekommt die Zusammenfassung.
Termin eingetragenMo 08:04Termin gebucht

So läuft es ab

  1. Erstgespräch

    Wir hören uns an, wie Ihr Telefonaufkommen aussieht. Dann schätzen wir ehrlich ein, ob ein Assistent Ihnen etwas bringt.

  2. Einrichtung

    Auf Ihren Betrieb eingerichtet: häufigste Fragen, Leistungen, Abläufe. Kalender und CRM binden wir nur an, was der Anwendungsfall braucht.

  3. Start mit Begleitung

    Wir begleiten den Start und bleiben danach Ansprechpartner.

Datenschutz und Transparenz

  • Verarbeitung in der EU

    Gesprächsdaten werden so weit möglich innerhalb der EU verarbeitet.

  • Datensparsamkeit

    In die Automatisierung fließt nur, was der jeweilige Schritt braucht.

  • Transparenz

    Die Begrüßung nennt, dass Sie mit einem KI-Assistenten sprechen.

Ohne und mit Assistent

  • Der Anruf läuft ins Leere, wenn niemand rangeht.

    Jeder Anruf wird angenommen, auch nachts.

  • Der Terminwunsch landet auf der Mailbox.

    Der Termin steht direkt im Kalender.

  • Rückrufe müssen mühsam zusammengesucht werden.

    Name, Anliegen und Rückrufwunsch liegen als Aufgabe beim Team.

  • Dringendes wartet bis zum nächsten Rückruf.

    Dringendes geht sofort an die richtige Person.

Wir sind Automatisierungs- und KI-Beratung, keine Rechtsberatung. Die Verantwortung als verantwortliche Stelle bleibt bei Ihnen; die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung schließen wir mit ab.

Was beeinflusst den Preis?

  • Anrufvolumen

    Wie viele Anrufe anfallen.

  • Anbindung

    Ob Kalender oder CRM angebunden werden.

  • Telefonanlage

    Welche Anlage bei Ihnen im Einsatz ist.

  • Datenschutz, Einrichtung

    Wie umfangreich beides ausfällt.

Wir richten den Assistenten auf Ihren Betrieb ein. Was das kostet, besprechen wir im Erstgespräch.

Fr 17:55Rückruf eingeplantBeispiel aus dem Alltag

Im Probebetrieb beim ASB Zwickau (Pflege-Sozialstation)

Das Projekt wurde vom Datenschutzbeauftragten des ASB bewilligt, unter strengen Auflagen.Unsere eigene Hauptnummer nimmt der Assistent an. Hören Sie selbst.

Probeanruf: +49 375 47213000

Häufige Fragen

Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja, absichtlich: Der Assistent stellt sich zu Beginn als KI vor.

Was kostet ein KI-Telefonassistent?

Das hängt von Anrufvolumen, Anbindung an Kalender oder CRM, Telefonanlage, Datenschutz-Umfang und Einrichtung ab.

Können Anrufer einen Menschen verlangen?

Ja. Wer einen Menschen sprechen möchte, wird weitergeleitet oder erhält einen Rückruf. Der Assistent entlastet Ihr Team, er tritt nicht zwischen Sie und Ihre Kunden.

Ist der KI-Telefonassistent DSGVO-konform?

Wir richten ihn passend zum Datenschutzkonzept ein: Verarbeitung so weit möglich in der EU, Datensparsamkeit, Auftragsverarbeitung. Die Begrüßung nennt, dass ein KI-Assistent spricht. Die Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Für welche Praxen und Betriebe lohnt sich ein KI-Telefonassistent?

Für Betriebe, Arztpraxen und Pflegedienste mit vielen wiederkehrenden Anrufen, die nicht durchgehend ans Telefon können. Bei Praxen und Pflege fallen Gesundheitsdaten an. Dafür gelten besondere Datenschutzanforderungen. Wir klären sie vorab mit Ihnen. Medizinische Auskünfte gibt der Assistent nicht.

Jan Griebel, Inhaber von Process Vision
Ihr AnsprechpartnerJan Griebel, Inhaber

Sprechen wir über Ihr Telefon.

Kostenloses Erstgespräch, unverbindlich. Sie gehen mit einer klaren Einschätzung heraus.

Was es kostet, hängt von der Zahl der Anrufe und den gewünschten Anbindungen ab.

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  • Process Vision, Zwickau, Sachsen
  • Branchenerfahrung seit 2015
  • Schwerpunkt: KI-Integration im Mittelstand
+49 375 47213000hallo@process-vision.deZwickau · Sachsen