KI-Telefonassistent für Unternehmen
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn niemand rangehen kann, erfasst das Anliegen und bucht Termine direkt in Ihrem Kalender.
KI-generiert
KI-generiertKein verlorener Anruf, auch wenn gerade niemand rangehen kann.
Anrufe annehmen
Rund um die Uhr, auch nachts, am Wochenende und in der Mittagspause.
Mehr Details
- Ablauf: Der Assistent stellt sich als KI vor, hört das Anliegen und beantwortet häufige Fragen selbst.
- Von Ihnen: Ihre häufigsten Fragen, Leistungen und Abläufe. Damit richten wir ihn ein.
- Stolperstein: Ein Assistent von der Stange scheitert schon an der zweiten Rückfrage.
Termine buchen
Terminwunsch erkannt, Kalender geprüft, Termin direkt eingetragen.
Mehr Details
- Ablauf: Bei einem Terminwunsch prüft er Ihren Kalender und trägt den Termin direkt ein.
- Von Ihnen: Zugang zum Kalender. Mehr binden wir nicht an, als der Anwendungsfall braucht.
- Stolperstein: Ohne Anbindung bleibt nur ein Transkript per Mail und Nacharbeit im Büro.
Dringlichkeit erkennen
Was nicht warten kann, geht sofort an die richtige Person.
Mehr Details
- Ablauf: Dringendes wird als dringend vermerkt und geht sofort an die richtige Person.
- Von Ihnen: Wer bei welchem Anliegen zuständig ist. Das legen wir bei der Einrichtung fest.
- Stolperstein: Heikle Ausnahmesituationen gehören an einen Menschen. Wer einen verlangt, wird weitergeleitet.
Übergabe ans Team
Name, Anliegen und Rückrufwunsch landen als Aufgabe bei Ihrem Team.
Mehr Details
- Ablauf: Name, Anliegen und Rückrufwunsch werden als Aufgabe angelegt. Der Kontext bleibt erhalten.
- Von Ihnen: Der Ort, an dem Ihr Team ohnehin arbeitet, etwa Kalender oder CRM.
- Stolperstein: Ohne Anbindung muss jemand die Aufgabe von Hand übertragen.
KI-generiertBeispielgespräch
- Anrufer: Guten Tag, ich brauche einen Termin, es ist dringend.
- Assistent: Gern. Donnerstag 9 Uhr oder Freitag 14 Uhr?
- Anrufer: Donnerstag.
- Assistent: Notiert: dringend, Donnerstag 9 Uhr. Ihr Team bekommt die Zusammenfassung.
So läuft es ab
Erstgespräch
Wir hören uns an, wie Ihr Telefonaufkommen aussieht, und schätzen ehrlich ein, ob ein Assistent Ihnen etwas bringt.
Einrichtung
Auf Ihren Betrieb eingerichtet: häufigste Fragen, Leistungen, Abläufe. Kalender und CRM binden wir nur an, was der Anwendungsfall braucht.
Start mit Begleitung
Wir begleiten den Start und bleiben danach Ansprechpartner.
Lieber kurz sprechen?
Datenschutz und Transparenz
Verarbeitung in der EU
Gesprächsdaten werden so weit möglich innerhalb der EU verarbeitet.
Datensparsamkeit
In die Automatisierung fließt nur, was der jeweilige Schritt braucht.
Transparenz
Die Begrüßung nennt, dass Sie mit einem KI-Assistenten sprechen.
Ohne und mit Assistent
Der Anruf läuft ins Leere, wenn niemand rangeht.
Jeder Anruf wird angenommen, auch nachts.
Der Terminwunsch landet auf der Mailbox.
Der Termin steht direkt im Kalender.
Rückrufe müssen mühsam zusammengesucht werden.
Name, Anliegen und Rückrufwunsch liegen als Aufgabe beim Team.
Dringendes wartet bis zum nächsten Rückruf.
Dringendes geht sofort an die richtige Person.
Wir sind Automatisierungs- und KI-Beratung, keine Rechtsberatung. Die Verantwortung als verantwortliche Stelle bleibt bei Ihnen; die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung schließen wir mit ab.
Pilot beim ASB Zwickau (Pflege-Sozialstation)
Das Projekt wurde vom Datenschutzbeauftragten des ASB bewilligt, unter strengen Auflagen.Unsere eigene Hauptnummer nimmt der Assistent an. Hören Sie selbst.
Häufige Fragen
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, absichtlich: Der Assistent stellt sich zu Beginn als KI vor. Das ist ehrlicher gegenüber Ihren Kunden.
Was passiert bei komplexen Anliegen?
Geht ein Anliegen darüber hinaus, nimmt der Assistent Name, Anliegen und Rückrufwunsch auf, legt eine Aufgabe an oder leitet weiter. Der Kontext bleibt erhalten.
Können Anrufer einen Menschen verlangen?
Ja. Wer einen Menschen sprechen möchte, wird weitergeleitet oder erhält einen Rückruf. Der Assistent entlastet Ihr Team, er tritt nicht zwischen Sie und Ihre Kunden.
Ist der KI-Telefonassistent DSGVO-konform?
Wir richten ihn passend zum Datenschutzkonzept ein: Verarbeitung so weit möglich in der EU, Datensparsamkeit, Auftragsverarbeitung. Die Verantwortung bleibt bei Ihnen.
Für welche Unternehmen lohnt sich ein KI-Telefonassistent?
Für Betriebe mit vielen wiederkehrenden Anrufen, die nicht durchgehend ans Telefon können. Entscheidend ist nicht die Größe, sondern ob Anrufe verloren gehen.
Sprechen wir über Ihr Telefon.
Kostenloses Erstgespräch, unverbindlich. Sie gehen mit einer klaren Einschätzung heraus.
Was es kostet, hängt von der Zahl der Anrufe und den gewünschten Anbindungen ab.
- Process Vision, Zwickau, Sachsen
- Branchenerfahrung seit 2015
- Schwerpunkt: KI-Integration im Mittelstand