Das Büro ist im Handwerk der eigentliche Zeitfresser
Ein Handwerksbetrieb verdient sein Geld auf der Baustelle, in der Werkstatt, beim Kunden vor Ort. Der Papierkram passiert trotzdem, nur eben nach Feierabend. Genau da setzt KI im Handwerk an. Nicht als Spielerei, sondern um wiederkehrende Büroaufgaben zu übernehmen, die heute am Chef oder an einer einzelnen Bürokraft hängen bleiben.
Wir bauen bei Process Vision aus Zwickau Automatisierungen für kleine und mittlere Betriebe, die im Alltag Zeit freimachen. Kein Technik-Projekt um seiner selbst willen, sondern die Frage: Wo geht bei Ihnen jede Woche die Zeit verloren, ohne dass ein einziger Auftrag mehr abgearbeitet wird? Meistens sind es dieselben vier Stellen.
Das Telefon klingelt, wenn niemand rangehen kann
Der Anruf kommt genau dann, wenn Sie auf dem Dach stehen, unter der Spüle liegen oder die Hände voll haben. Also läuft er auf die Mailbox, oder es geht gar keiner ran. Der Anrufer probiert es beim Nächsten in der Liste. So verlieren Sie Aufträge, ohne es überhaupt zu merken.
Angebote schreiben Sie abends um neun
Tagsüber ist Baustelle, das Angebot entsteht danach. Aufmaß in Excel übertragen, Positionen zusammensuchen, Preise nachschlagen, in ein sauberes PDF gießen. Das kostet pro Angebot schnell eine dreiviertel Stunde, und je länger es dauert, desto größer die Chance, dass der Kunde schon woanders unterschrieben hat.
Zettelwirtschaft bei den Belegen
Tankquittungen im Handschuhfach, Materialrechnungen im Transporter, Lieferscheine auf dem Beifahrersitz. Am Monatsende wird sortiert, abgetippt und an den Steuerberater weitergereicht. Jeder einzelne Beleg kostet ein paar Minuten Handarbeit, und die Summe daraus ist ein halber Bürotag im Monat.
Die Anfragen-Flut aus Portalen und Ausschreibungen
Anfragen kommen per Mail, über Portale, aus Ausschreibungen. Vieles davon passt gar nicht zu Ihnen, zu weit weg, falsches Gewerk, unrealistischer Termin. Trotzdem müssen Sie jede Anfrage lesen, einordnen und beantworten. Die spannenden gehen dabei zwischen den unpassenden unter.
Ein Beispiel aus der Praxis: 40 Anrufe pro Woche, keiner mehr verpasst
Wie das konkret aussieht, zeigt ein Handwerksbetrieb mit 15 Mitarbeitern, für den wir gearbeitet haben. Das Problem war denkbar einfach und trotzdem teuer: Anrufe kamen rein, während gerade jemand auf dem Dach stand. Rund 40 Anrufe pro Woche, und ein Teil davon lief ins Leere, weil im entscheidenden Moment niemand am Apparat war.
Die Lösung war nicht, jemanden ans Telefon zu setzen. Die Lösung war Lotta, unsere KI-Telefonassistentin. Sie nimmt seither jeden Anruf an, beantwortet die wiederkehrenden Standardfragen nach Erreichbarkeit, Leistungen und Terminen und trägt Rückruftermine direkt ins System ein. Der Anrufer landet nicht mehr auf einer Mailbox, sondern bekommt sofort eine Antwort und einen festen Rückruftermin.
Unterm Strich spart der Betrieb damit rund 8 Stunden pro Woche, die vorher fürs Zurückrufen, Nachhören der Mailbox und Hinterhertelefonieren draufgingen. Wichtiger als die Stunden ist aber, was vorher verloren ging: Kein Anruf wandert mehr ungefragt zur Konkurrenz, weil keiner rangegangen ist.
Drei Bausteine, mit denen Sie starten können
Was bei Ihnen zuerst dran ist, hängt davon ab, wo die meiste Zeit verloren geht. In den meisten Handwerksbetrieben sind es diese drei Bausteine, einzeln einsetzbar und aufeinander aufbauend.
Anrufannahme mit Lotta
Lotta geht ans Telefon, wenn Sie es nicht können: rund um die Uhr, auch abends, am Wochenende und in der Mittagspause. Sie beantwortet Standardfragen, qualifiziert die Anfrage vor und legt Rückruftermine an, sodass Sie sich gezielt zurückmelden statt blind zu telefonieren. Der Anrufer redet mit einer freundlichen Stimme statt mit einem Piepton. Wie das im Detail funktioniert, lesen Sie auf der Seite zu Lotta.
Angebote automatisch erstellen
Aus der Kundenanfrage wird automatisch ein vollständiges Angebot: mit Positionen, Preisberechnung und fertigem PDF, bereit zum Versand. Das manuelle Zusammensuchen und Abtippen fällt weg. In einem unserer Projekte ist die Zeit pro Angebot von 45 auf 9 Minuten gesunken. Für Sie heißt das: Das Angebot ist beim Kunden, bevor der Wettbewerb überhaupt zum Schreiben kommt. Details dazu auf der Seite zur Angebots-Automation.
Belege ohne Abtippen verbuchen
Eingangsrechnungen und Belege landen automatisch als vorbereiteter Entwurf in der Buchhaltung, samt PDF-Anhang. Statt jeden Beleg von Hand zu erfassen, prüfen Sie ihn nur noch und geben ihn frei. Die rund 8 Minuten, die ein Beleg in Handarbeit kostet, schrumpfen auf einen Klick. Wie die Belegverarbeitung aufgebaut ist, zeigen wir auf der Seite zur Belegverarbeitung.
Was kostet das?
Die ehrliche Antwort: Das hängt davon ab, wo Sie anfangen. Ein einzelner Baustein wie die Anrufannahme ist ein anderer Aufwand als eine komplette Umstellung von Anfrage bis Rechnung. Deshalb nennen wir keine Fantasiepreise, bevor wir Ihren Betrieb kennen. Was wir zusichern: Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich, und Sie gehen mit einer klaren Einschätzung heraus, welcher Hebel sich bei Ihnen zuerst lohnt.
Wir empfehlen, mit einem klar abgegrenzten Quick Win zu starten, statt mit einem Großprojekt. Ein einzelner Baustein, der nach wenigen Wochen spürbar Zeit spart, finanziert oft schon den nächsten Schritt. So sehen Sie schnell, ob sich die Sache für Ihren Betrieb rechnet, bevor Sie größer investieren.
Für sächsische Betriebe kommt häufig eine Förderung infrage, die Ihren Eigenanteil senkt. Die Bewilligung liegt immer bei der Förderstelle, und die Mittel sind meist begrenzt. Ob und welche Förderung für Ihr Vorhaben realistisch ist, prüfen wir im Erstgespräch ehrlich und begleiten Sie beim Antrag. Einen Überblick über unser gesamtes Leistungsspektrum finden Sie auf der Seite zur KI-Agentur, regionale Details auf der Seite zur KI-Beratung in Sachsen.
Häufige Fragen zur KI im Handwerk
Funktioniert das auch bei fünf Mitarbeitern?
Ja. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern ob es wiederkehrende Büroaufgaben gibt, die heute jemand von Hand erledigt. Gerade in kleinen Betrieben, in denen der Chef selbst ans Telefon geht und abends die Angebote schreibt, ist der Effekt oft am größten, weil es dort keine Bürokraft gibt, die das auffängt.
Versteht die KI Fachbegriffe und sächsischen Dialekt?
Fachbegriffe aus Ihrem Gewerk richten wir gezielt ein, damit die Anrufannahme weiß, wovon der Kunde spricht. Klar gesprochenes Deutsch versteht das System zuverlässig, auch mit regionaler Färbung. Bei sehr breitem Dialekt oder starkem Baustellenlärm im Hintergrund kann es Grenzen geben. Für solche Fälle richten wir eine saubere Rückfrage oder Weiterleitung ein, damit trotzdem nichts verloren geht.
Was passiert bei einem Notfall am Telefon?
Notfälle behandeln wir gesondert. Erkennt die Anrufannahme eine dringende Situation, etwa einen Wasserschaden oder Heizungsausfall im Winter, leitet sie nach den von Ihnen festgelegten Regeln weiter, zum Beispiel an eine hinterlegte Notfallnummer oder Ihr Handy. Sie entscheiden vorab, was als Notfall gilt und wie damit umgegangen wird.
Müssen wir dafür neue Software anschaffen?
In der Regel nicht. Wir binden die Automatisierung an das an, womit Sie ohnehin arbeiten, etwa Ihr E-Mail-Postfach, Ihre Handwerkersoftware oder Ihr Buchhaltungsprogramm. Oft geht es darum, sinnvolle Verbindungen zwischen vorhandenen Werkzeugen herzustellen, nicht darum, alles neu zu kaufen.
Wie schnell sehen wir Ergebnisse?
Ein klar abgegrenzter Baustein wie die Anrufannahme oder die Angebots-Automation ist meist innerhalb weniger Wochen einsatzbereit und danach im Alltag sofort spürbar. Wir starten bewusst mit einem Quick Win, damit Sie den Nutzen sehen, bevor über den nächsten Schritt entschieden wird.
Ist das mit dem Datenschutz vereinbar?
Ja. Wir setzen auf datenschutzkonforme Lösungen und verarbeiten Daten möglichst auf europäischen Servern. Kundendaten aus Anrufen und Anfragen behandeln wir entsprechend, Datenschutz ist für uns Grundvoraussetzung und kein nachträglicher Aufsatz.
Wer richtet das ein, und haben wir danach einen Ansprechpartner?
Die technische Umsetzung übernehmen wir komplett, Sie brauchen kein eigenes IT-Wissen. Inhaber Jan Griebel und das Team von Process Vision sind bei der Einrichtung dabei und danach als Ansprechpartner erreichbar, statt Sie mit einem fertig eingerichteten System allein zu lassen.
Ihr nächster Schritt
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns gemeinsam an, wo in Ihrem Betrieb die meiste Bürozeit verloren geht, und sortieren die Möglichkeiten nach Aufwand und Wirkung. Sie gehen mit einer klaren Einschätzung heraus, ohne Verpflichtung. Nehmen Sie Kontakt auf, und wir finden heraus, welcher Baustein Ihnen als Erstes den Feierabend zurückgibt.