Make vs. Zapier: Welches Automatisierungstool passt zu Ihnen?

Kurzfazit vorweg: Für die meisten deutschen KMU ist Make die passendere Wahl

Wenn Sie wenig Zeit haben, hier die kurze Antwort: Für die allermeisten kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland ist Make das passendere Werkzeug. Der Hauptgrund ist die Abrechnung. Make zählt einzelne Arbeitsschritte, Zapier zählt komplette Vorgänge. Sobald ein Ablauf mehr als zwei, drei Schritte hat, wird Make dadurch spürbar günstiger. Dazu kommt der Datenschutz: Make lässt sich mit europäischem Serverstandort betreiben, was die DSGVO-Frage deutlich entspannt.

Zapier ist trotzdem nicht schlechter. Es ist einfacher zu bedienen und hat mehr fertige Anbindungen, gerade für Nischen-Programme aus den USA. Für einen einzelnen simplen Ablauf oder ein Team, das komplett in amerikanischer Software arbeitet, kann Zapier die bessere Wahl sein. Welches Tool zu Ihnen passt, hängt also weniger vom Marketing der Anbieter ab als von Ihren konkreten Abläufen. Genau das sortieren wir im Folgenden.

Der entscheidende Unterschied: Operations gegen Tasks

Beide Tools tun im Kern dasselbe. Sie verbinden Programme, die von Haus aus nicht miteinander reden, und schieben Daten automatisch von A nach B. Ein Anruf landet im CRM, eine Rechnung wandert in die Buchhaltung, eine Formular-Anfrage löst eine E-Mail aus. Der Unterschied steckt darin, wie die Anbieter das zählen und abrechnen.

Zapier rechnet in Tasks. Eine Task ist eine abgeschlossene Aktion. Verschiebt Ihr Ablauf eine Anfrage ins CRM, verschickt eine Bestätigungsmail und legt eine Aufgabe an, sind das drei Tasks, jedes Mal, wenn der Ablauf läuft. Bei hundert Anfragen im Monat sind Sie schnell bei mehreren hundert Tasks für einen einzigen Prozess.

Make rechnet in Operations. Auf den ersten Blick klingt das gleich, der Effekt ist aber ein anderer, weil Make pro Tarif deutlich mehr Operations bietet. Wer mehrstufige Abläufe baut, und das sind in der Praxis die meisten, fährt damit in aller Regel günstiger. Dazu kommt: Make zeigt jeden Schritt als visuelles Modul auf einer Art Landkarte und bildet auch verzweigte Logik ab. Zapier arbeitet stärker linear nach dem Muster „Wenn dies, dann das", was den Einstieg erleichtert, komplexere Fälle aber umständlicher macht.

Make vs. Zapier im direkten Vergleich

Die folgende Tabelle fasst zusammen, worin sich die beiden qualitativ unterscheiden. Konkrete Preise nennen wir bewusst nicht, weil beide Anbieter ihre Tarife regelmäßig anpassen. Stand: Prüfen Sie die aktuellen Angaben der Anbieter, bevor Sie sich festlegen, das gilt besonders für Preise und den Serverstandort.

Kriterium	Make	Zapier
Abrechnung	Operations (einzelne Schritte, viele pro Tarif)	Tasks (ganze Aktionen, jede zählt)
Kosten bei mehrstufigen Abläufen	meist günstiger, je mehr Schritte, desto deutlicher	steigt schnell, weil jeder Schritt eine Task ist
Komplexe Logik (Verzweigungen, Schleifen)	stark, visuell auf einer Ablauf-Landkarte	eher linear, für Einfaches gut, für Komplexes umständlich
Einstieg und Bedienung	etwas steilere Lernkurve	sehr einfach, gut für den schnellen Start
Auswahl an Anbindungen	groß, deckt gängige KMU-Software ab	größer, auch viele US-Nischen-Tools
Serverstandort / DSGVO	EU-Rechenzentrum wählbar (Stand: beim Anbieter prüfen)	überwiegend US-Hosting (Stand: beim Anbieter prüfen)

Die DSGVO-Frage: Warum der Serverstandort zählt

Für ein deutsches Unternehmen ist nicht nur wichtig, was ein Tool kann, sondern auch, wo Ihre Daten liegen. Sobald eine Automatisierung personenbezogene Daten verarbeitet, also Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Rechnungsdaten Ihrer Kunden, greift die DSGVO. Und dann macht es einen Unterschied, ob diese Daten durch ein Rechenzentrum in Europa laufen oder über Server in den USA.

Make lässt sich mit europäischem Serverstandort betreiben. Zapier ist ein US-Anbieter und hostet überwiegend dort. Das heißt nicht, dass Zapier automatisch unzulässig wäre, es bedeutet aber zusätzlichen Aufwand: passende vertragliche Grundlagen für den Datentransfer und eine saubere Dokumentation im Verarbeitungsverzeichnis. Mit einem EU-Serverstandort fällt dieser Sonderweg weg. Für viele unserer Kunden ist genau das der Ausschlag für Make, weil die datenschutzrechtliche Prüfung einfacher wird.

Wichtig, und deshalb steht es auch in der Tabelle: Serverstandorte und Vertragsbedingungen ändern sich. Behandeln Sie die Aussage oben als Ausgangspunkt für Ihre eigene Prüfung, nicht als in Stein gemeißelte Garantie. Im Erstgespräch schauen wir uns Ihren konkreten Fall an.

Wann Zapier trotzdem die bessere Wahl ist

So klar wir Make für die meisten KMU empfehlen, so ehrlich sagen wir auch: Es gibt Fälle, in denen Zapier besser passt. Wer hier pauschal „immer Make" ruft, verkauft Ihnen die eigene Vorliebe statt einer Beratung.

Zapier ist für Sie interessant, wenn einer dieser Punkte zutrifft:

• Sie brauchen nur einen einzelnen, simplen Ablauf. Ein Trigger, eine Aktion, fertig. Für „Neue Formular-Anfrage, schick mir eine Slack-Nachricht" ist Zapier in fünf Minuten eingerichtet.
• Ihr Team arbeitet vollständig in US-Software mit Nischen-Tools. Zapier hat die größere Bibliothek an fertigen Anbindungen. Wenn Sie ein exotisches Programm nutzen, das nur Zapier direkt unterstützt, spart Ihnen das Bastelei.
• Niemand im Haus soll sich tiefer einarbeiten. Die geradlinige Bedienung von Zapier ist für absolute Einsteiger, die gelegentlich selbst etwas anpassen wollen, zugänglicher.

Sobald Ihre Abläufe aber mehrere Schritte haben, sich verzweigen oder größere Mengen verarbeiten, kippt die Rechnung zugunsten von Make, sowohl bei den Kosten als auch bei dem, was technisch überhaupt sauber machbar ist.

Ein Beispiel aus der Praxis: unsere eigene Belegverarbeitung mit Make

Damit das nicht theoretisch bleibt, ein Ablauf, den wir bei Process Vision selbst mit Make betreiben: unsere Belegverarbeitung. Eingangsrechnungen kamen früher wie überall per E-Mail rein, wurden gesammelt und am Monatsende von Hand in die Buchhaltung übertragen. Pro Beleg gingen so rund acht Minuten drauf, allein fürs Öffnen, Abtippen und Ablegen.

Heute übernimmt das ein Make-Ablauf. Landet eine Rechnung im dafür markierten Posteingang, zieht Make den Anhang, legt in unserem Buchhaltungssystem sevDesk automatisch einen vorbereiteten Entwurf an und archiviert das PDF zusätzlich sauber ab. Aus acht Minuten Handarbeit pro Beleg wird ein Klick: prüfen, freigeben, fertig. Der Ablauf läuft über ein Make-Konto mit europäischem Serverstandort, die Belegdaten verlassen den EU-Raum also nicht.

Genau dieser Ablauf zeigt, warum das Operations-Modell im Alltag zählt. Der Prozess besteht aus mehreren Schritten pro Beleg. Bei Zapier wären das mehrere Tasks je Rechnung, was sich über einen Monat mit vielen Belegen summiert. Bei Make bleibt es überschaubar. Wie diese Belegverarbeitung im Detail aufgebaut ist, lesen Sie auf der Seite zur automatischen Rechnungs- und Belegverarbeitung. Und weil ein gutes Ergebnis nie mit dem Tool beginnt, sondern mit dem Ablauf dahinter, lohnt vorab ein Blick auf unser Vorgehen zur Workflow-Optimierung.

Erst der Prozess, dann das Tool

Ein Punkt, der in vielen „Make vs. Zapier"-Vergleichen untergeht: Das Werkzeug ist die zweitwichtigste Entscheidung. Die wichtigste ist, welchen Ablauf Sie überhaupt automatisieren und ob er das vorher wert ist. Ein schlechter Prozess wird durch Automatisierung nicht besser, nur schneller falsch.

Deshalb starten wir nie mit der Frage „Make oder Zapier", sondern mit der Frage, wo bei Ihnen jede Woche Zeit verloren geht. Erst wenn der Ablauf klar ist, entscheidet sich das Tool, und dann meistens von selbst. Einen Überblick, wie wir Automatisierung und KI für kleine und mittlere Betriebe umsetzen, finden Sie auf der Seite zur KI-Agentur.

Häufige Fragen zu Make und Zapier

Ist Make wirklich günstiger als Zapier?

Für mehrstufige Abläufe in aller Regel ja, weil Make einzelne Schritte (Operations) abrechnet und pro Tarif viele davon bietet, während Zapier ganze Aktionen (Tasks) zählt. Bei einem einzelnen, sehr einfachen Ablauf kann der Unterschied klein sein. Sobald ein Prozess mehrere Schritte hat oder häufig läuft, zieht Make bei den Kosten davon. Feste Zahlen nennen wir nicht, weil beide Anbieter ihre Tarife regelmäßig ändern.

Ist Zapier DSGVO-konform nutzbar?

Nutzbar ja, aber mit Zusatzaufwand. Zapier hostet überwiegend in den USA. Sie brauchen dafür die passenden vertraglichen Grundlagen für den Datentransfer und müssen die Verarbeitung sauber dokumentieren. Mit einem EU-Serverstandort, wie ihn Make bietet, entfällt dieser Sonderweg. Prüfen Sie den aktuellen Stand immer beim Anbieter, die Bedingungen ändern sich.

Was ist der Unterschied zwischen Operations und Tasks?

Eine Task bei Zapier ist eine abgeschlossene Aktion, etwa „Eintrag im CRM anlegen". Eine Operation bei Make ist ein einzelner Arbeitsschritt im Ablauf. Weil mehrstufige Prozesse aus vielen Schritten bestehen, entscheidet dieser Zählweg maßgeblich über die monatlichen Kosten. Das Operations-Modell ist für verzweigte, mehrstufige Abläufe in der Regel wirtschaftlicher.

Kann ich von Zapier zu Make wechseln?

Ja. Bestehende Abläufe lassen sich in Make nachbauen, oft sauberer und günstiger als das Original. Ein direkter Ein-Klick-Import zwischen den beiden gibt es nicht, aber der Nachbau ist Routine. Wir übernehmen das komplett und sorgen dafür, dass im Umzug nichts verloren geht.

Brauche ich für Make Programmierkenntnisse?

Für den Betrieb nicht. Make arbeitet visuell, Sie sehen jeden Schritt als Modul. Der Aufbau komplexerer Abläufe erfordert allerdings Erfahrung, damit das Ergebnis stabil läuft und Sonderfälle abgefangen sind. Genau diesen Aufbau übernehmen wir, danach bedienen Sie das System, ohne selbst basteln zu müssen.

Gibt es Alternativen zu Make und Zapier?

Ja, etwa n8n oder Microsoft Power Automate, jeweils mit eigenen Stärken. Für die meisten KMU, die eine bezahlbare, DSGVO-freundliche und flexible Lösung suchen, sind Make und Zapier aber die naheliegendsten Kandidaten. Welches Werkzeug am besten zu Ihrem Stack und Ihren Abläufen passt, klären wir im Erstgespräch.

Für wen lohnt sich Automatisierung überhaupt?

Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern ob es wiederkehrende Aufgaben gibt, die heute jemand von Hand erledigt: Anfragen einsortieren, Angebote erstellen, Belege übertragen. Wo sich dieselbe Handarbeit jede Woche wiederholt, rechnet sich Automatisierung meist schon nach wenigen Wochen.

Ihr nächster Schritt

Sie müssen sich nicht vorab für ein Tool entscheiden. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihre Abläufe an, sortieren, wo sich Automatisierung am schnellsten lohnt, und empfehlen dann das passende Werkzeug, ob Make, Zapier oder eine Alternative. Anschließend bauen wir die Automatisierung für Sie, von Zwickau aus für ganz Sachsen und darüber hinaus. Nehmen Sie Kontakt auf, und wir finden heraus, welcher Ablauf Ihnen als Erstes Zeit zurückgibt.