Allgemein04. Oktober 2026

Arbeitszeiterfassung: Die Pflicht gilt schon, der Entwurf regelt nur das Wie

Seit dem 13. September 2022 steht fest, dass Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat das damals entschieden (Az. 1 ABR 22/21). Trotzdem liegt der Gedanke nahe: „Wir warten, bis das neue Gesetz da ist."

Dieses Gesetz gibt es noch nicht. Es gibt einen Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom 18. Juni 2026, aber keinen Kabinettsbeschluss. Die Pflicht dagegen besteht heute, und der Entwurf bestätigt sie nur. Wer wartet, wartet auf etwas, das ihn ohnehin nicht von der Arbeit befreit.

Was heute schon gilt

Die Pflicht folgt nach der Rechtsprechung aus dem Arbeitsschutzgesetz, nicht aus dem Arbeitszeitgesetz. Sie gilt unabhängig davon, ob der Gesetzgeber sie ausdrücklich regelt. Die IHK Rhein-Neckar fasst den heutigen Stand so zusammen:

Die Form ist frei. Weder das BAG noch das Arbeitsschutzgesetz schreiben ein elektronisches System vor. Papier geht.
Es müssen Beginn, Ende und Pausen festgehalten werden. Nur die Stundenzahl zu notieren reicht nicht. Die Berliner Arbeitsschutzbehörde bietet auf ihrer Website ein Muster an, das sie als Nachweis akzeptiert.
Die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden. Die Aufzeichnungen müssen aber überprüfbar sein und der Aufsichtsbehörde auf Verlangen vorgelegt werden können.
Ein Bußgeld droht nicht sofort. Erst wenn die Behörde die Erfassung anordnet und der Betrieb dem nicht nachkommt, kann es bis zu 30.000 Euro kosten.

Das klingt nach Spielraum. Der Spielraum betrifft aber nur die Form, nicht die Frage, ob erfasst wird.

Was der Entwurf ändern würde

Der Entwurf legt fest, wie die Erfassung künftig aussehen soll. Alle Angaben unten habe ich im Referentenentwurf selbst nachgelesen, nicht nur in Zusammenfassungen:

Punkt	Heute	Laut Entwurf
Form	frei, auch Papier	elektronisch, aber ohne vorgeschriebenes System
Zeitpunkt	nicht geregelt	am Tag der Arbeitsleistung
Aufbewahrung	zwei Jahre, bisher für die aufzuzeichnende Mehrarbeit	mindestens zwei Jahre für alle Aufzeichnungen
Beschäftigte	im Arbeitszeitgesetz nicht geregelt	Anspruch, über die eigenen aufgezeichneten Zeiten informiert zu werden
Verstöße	Bußgeld erst nach Anordnung	Verstöße gegen Aufzeichnung, Information und Aufbewahrung sind direkt bußgeldbewehrt
Kleinstbetriebe	wie alle	bis zehn Beschäftigte dürfen dauerhaft auf Papier bleiben

Dazu kommen Ausnahmen. Per Tarifvertrag (oder auf dessen Grundlage per Betriebsvereinbarung) kann die Erfassung bis zu sieben Kalendertage nach dem Arbeitstag erfolgen, auch handschriftlich. Das nutzt Betrieben ohne Tarifbindung nur, wenn sie in den Geltungsbereich eines solchen Tarifvertrags fallen.

Der Entwurf enthält außerdem eine Lockerung der täglichen Höchstarbeitszeit über Tarifverträge. Die ist politisch umstritten und hier nicht das Thema.

Die Übergangsfristen: gestaffelt, aber nur für die Form

Die Fristen beginnen erst mit Inkrafttreten. Das soll am ersten Tag des Quartals nach der Verkündung sein. Ein Datum gibt es nicht. Vorgesehen ist:

Alle Arbeitgeber: bis zu ein Jahr nach Inkrafttreten noch nichtelektronisch, zum Beispiel handschriftlich
Unter 250 Beschäftigte: zwei Jahre
Unter 50 Beschäftigte: fünf Jahre
Bis zehn Beschäftigte: dauerhaft ausgenommen

Der wichtige Satz steht nicht in der Tabelle: Diese Fristen gelten nur für die elektronische Form. Die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aufzuzeichnen, besteht heute schon und bekommt keine Schonfrist.

Der häufigste Irrtum: „Dafür brauchen wir ein neues System"

Der Entwurf sagt das Gegenteil. Elektronisch heißt nicht Terminal oder Spezialsoftware. In der Begründung nennt das Ministerium ausdrücklich Apps auf dem Mobiltelefon und herkömmliche Tabellenkalkulationsprogramme.

Das Ministerium rechnet in seiner Folgenabschätzung mit rund 170.500 Betrieben, die neu einführen müssen. Es unterstellt dabei, dass 55 Prozent der betroffenen Betriebe schon eine technische Voraussetzung haben, etwa ein Tabellenkalkulationsprogramm. Das ist eine Annahme des Ministeriums, keine Erhebung. Sie zeigt aber, wo der Gesetzgeber das Problem sieht: nicht bei der Technik.

Anbieter-Artikel behaupten teils, Excel sei „endgültig vorbei". Im Entwurf steht das nicht. Dort steht das Gegenteil.

Vertrauensarbeitszeit bleibt, mit einer Bedingung

Wer keine Anwesenheitszeiten kontrolliert, muss trotzdem erfassen. Der Entwurf sagt es deutlich: Aufzeichnung und Vertrauensarbeitszeit schließen sich nicht aus. Der Arbeitgeber muss aber sicherstellen, dass die Vorgaben zu Höchstarbeits- und Ruhezeiten eingehalten werden und ihm Verstöße bekannt werden.

Die Begründung nennt zwei Wege: eine Meldung des Erfassungssystems kurz vor oder bei Überschreitung der Schwellenwerte, oder stichpunktartige Überprüfung der Aufzeichnungen. Delegiert der Betrieb die Erfassung an die Beschäftigten, soll die Behörde bei einem Verstoß außerdem berücksichtigen, ob der Arbeitgeber die Aufzeichnenden informiert und die Aufzeichnungen zumindest stichprobenartig kontrolliert hat.

Das ist keine Tool-Frage. Das ist die Frage, wer im Betrieb hinschaut und was dann passiert.

Wo der Aufwand wirklich steckt

Ob Papier, Tabelle oder App: Das Format ist schnell gewählt. Die Arbeit liegt in fünf Abläufen, die sich nicht in der letzten Woche vor einer Frist klären lassen:

Wer erfasst was, und wo? Auf der Baustelle, im Außendienst, bei Fahrzeiten, im Homeoffice. Wenn die Erfassung am Tag der Arbeitsleistung erfolgen soll, muss sie dort möglich sein, wo gearbeitet wird.
Wer korrigiert, wenn jemand vergisst? Vergessene Buchungen sind der Normalfall, nicht die Ausnahme. Ohne geregelten Korrekturweg entstehen Lücken, die bei einer Prüfung auffallen.
Wer bekommt die Warnung? Bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit oder Unterschreitung der Ruhezeit. Eine Warnung, die niemand liest, erfüllt die Pflicht nicht.
Wo liegen Aufzeichnungen und wer erteilt Auskunft? Zwei Jahre Aufbewahrung und ein Auskunftsanspruch der Beschäftigten brauchen einen Ablageort und eine zuständige Person.
Was sagt der Betriebsrat? Wo es einen gibt: Er hat laut IHK zwar kein Initiativrecht für die Einführung, aber ein Mitbestimmungsrecht bei der konkreten Ausgestaltung.

Wer diese fünf Fragen beantworten kann, ist für jede Variante des Gesetzes vorbereitet. Wer sie nicht beantworten kann, hat auch mit dem teuersten System ein Problem.

Wo Automatisierung hilft und wo nicht

Zwei der fünf Abläufe lassen sich gut automatisieren: die Erinnerung am Abend, wenn für einen Tag keine Buchung vorliegt, und die Warnung bei drohender Überschreitung. Beides sind kleine, regelbasierte Schritte. Sie funktionieren aber nur, wenn vorher geklärt ist, wer die Erinnerung bekommt und wer bei der Warnung handelt.

Genau diese Reihenfolge gilt bei jedem Prozess, den wir mit Betrieben anschauen: erst der Ablauf, dann das Werkzeug. Wer es umgekehrt macht, hat nach der Einführung ein System, das Meldungen erzeugt, die niemand zuordnen kann.

Eine Einschränkung zum Schluss: Das hier ist keine Rechtsberatung. Wie Sie Ihre Erfassung konkret aufsetzen, klären Sie bei Betriebsrat, Verband oder einer Fachanwältin für Arbeitsrecht. Den Ablauf davor können wir mit Ihnen aufschreiben.

Nächster Schritt

Wenn Sie wissen wollen, an welchen Stellen Ihr Betrieb heute Arbeitszeiten erfasst, korrigiert und auswertet und wo es zwischen Baustelle, Büro und Lohnabrechnung hakt, schauen wir uns das gemeinsam an. Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir Ihre Abläufe durch. Dreißig Minuten, ohne Vorbereitung.

Termin über process-vision.de, per Mail an hallo@process-vision.de oder telefonisch unter 0375 47213000. Mehr zu unserer Arbeitsweise finden Sie unter Prozessanalyse, KI-Automatisierung im Handwerk und KI-Agentur.

Quellen: