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Bürokratie im Handwerk: 596 Stunden, acht Betriebe

Von Jan Griebel, Inhaber von Process Vision

Bürokratie im Handwerk: 596 Stunden, acht Betriebe

75 von rund 230 Arbeitstagen. So viel Zeit verbringt der Inhaber eines kleinen Metallbaubetriebs im Raum Dresden laut einer Studie der Handwerkskammer mit Bürokratiepflichten. Das sind 596 Stunden im Jahr oder 30 Prozent der Arbeitszeit.

Die Zahl wurde breit zitiert. Wie sie zustande kam, steht fast nirgends. Wir haben den Originalbericht gelesen. Er ist besser, als die Kurzfassungen vermuten lassen, und dünner, als die Zahl klingt.

Was die Studie gemessen hat

Die Handwerkskammer Dresden hat die Studie bei der Fachhochschule des Mittelstands (FHM) Bielefeld in Auftrag gegeben, der Bericht trägt den Stand April 2025. Das Team hat zuerst 102 Pflichten zusammengetragen, die ein Metallbaubetrieb mit fünf bis 15 Beschäftigten erfüllen muss. Dann wurden Betriebe gefragt, wie lange sie für jede Pflicht tatsächlich brauchen.

Das Ergebnis für den „typischen“ Betrieb:

  • 102 Pflichten, die meist der Inhaber selbst erledigt
  • 596 Stunden pro Jahr, das entspricht 75 Arbeitstagen
  • rund 506 Stunden davon aus der Rolle als Arbeitgeber (80 der 102 Pflichten)

Hinzu kommen externe Kosten für Berater und Software, die die Studie ebenfalls beziffert. Hier geht es nur um die Zeit.

Was die Zahl nicht sagt

Eingeladen wurden im Herbst 2024 insgesamt 60 Betriebe aus dem Kammerbezirk Dresden. Geantwortet haben acht. Alle acht haben höchstens 15 Mitarbeitende und kommen aus der Stadt Dresden und drei der vier Landkreise des Kammerbezirks. Das steht auf Seite 31 des Berichts, in den Kurzfassungen fehlt es.

Dazu kommen drei Einschränkungen:

  • Die Stunden sind Angaben der Inhaber. Erhoben wurde per schriftlichem Fragebogen, nicht per Zeiterfassung vor Ort.
  • Es ist ein Modellbetrieb. Die Autoren bilden aus den Antworten einen „typischen“ Betrieb (ihr Ansatz heißt KMU-Indikatorunternehmen und stammt aus früheren Studien derselben Autoren). Das ist keine Stichprobe im statistischen Sinn.
  • Es geht um Metallbau im Kammerbezirk Dresden. Die metallspezifischen Pflichten machen nur 16 der 596 Stunden aus. Die Arbeitgeberpflichten dürften in anderen Gewerken ähnlich ausfallen. Das ist unsere Vermutung, die Studie belegt es nicht.

Herausgeberin ist zudem die Kammer selbst. Das Vorwort sagt offen, dass die Ergebnisse in die politische Interessenvertretung einfließen. Das macht die Studie nicht falsch. Es erklärt, warum die Empfehlungen an die Politik gerichtet sind.

Ganz aus der Luft gegriffen ist die Größenordnung nicht. Die Autoren verweisen auf eigene ältere Studien: bei niedergelassenen Ärzten 61 Arbeitstage pro Jahr, im Gastgewerbe 1,2 bis 6 Prozent vom Umsatz. Wir lesen die 596 Stunden deshalb als Größenordnung, nicht als Messwert. Sie sagt: Es ist kein Randthema.

Wo die Stunden sitzen

Die Studie ordnet die 102 Pflichten acht Gruppen zu. Die Verteilung ist aufschlussreicher als die Gesamtzahl:

Pflichtengruppe Pflichten Stunden pro Jahr
Arbeits- und Steuerpflichten (als Arbeitgeber) 18 192
Sozialversicherung und Beschäftigungsdokumentation 24 142,5
Sicherheits- und Gesundheitsmanagement 21 90
Sozialleistungen und Arbeitnehmerschutz 12 79
Dokumentation und Aufbewahrung (Steuern) 6 48,5
Gewerbe-, Statistik- und Datenschutzpflichten 9 25,5
Besondere Pflichten des Metallhandwerks 7 16
Aushangpflichten 5 2,6

Auffällig: Empfundene Belastung und Stundenaufwand liegen auseinander. Die Statistikpflichten nennen die Inhaber als besonders belastend, die ganze Gruppe macht aber nur 25,5 Stunden aus. Den größten Block bilden die wiederkehrenden Arbeitgeberpflichten: 506 der 596 Stunden, darunter Meldungen, Bescheinigungen und Arbeitszeitnachweise.

Was die Empfehlungen betreffen

Die Studie leitet in zwei Workshops mit Praktikern Vorschläge ab: seltenere Statistikabfragen mit dreijähriger Pause, Ausnahmen beim Datenschutz für Kleinstbetriebe, längere Prüfintervalle für Maschinen, flexiblere Höchstarbeitszeiten, kürzere Aufbewahrungsfristen, weniger Pflichtaushänge. Die Autoren schreiben selbst, dass sie überwiegend Bundesrecht betreffen.

Das heißt: Ein Betrieb kann an diesen Pflichten nichts ändern. Er kann nur ändern, wie er sie erledigt.

Was Sie selbst in der Hand haben

Das Folgende ist unsere Lesart, kein Studienergebnis. Wenn die Stunden vor allem in wiederkehrenden Arbeitgeberpflichten stecken, lohnt der Blick auf drei Stellen:

  1. Wiederkehrendes bekommt einen Termin und einen Namen. Jede Meldung, jeder Nachweis, jede Prüfung steht mit Frist und Zuständigem in einer Liste. Wie so ein Pflichtenregister aussieht, steht in unserem Beitrag Bürokratie im Mittelstand: Wenn das Geld knapp ist, zählt der Ablauf.
  2. Arbeitszeiten werden einmal erfasst, nicht dreimal nachgetragen. Die Dokumentation nach dem Mindestlohngesetz zählten die Inhaber in den Workshops zu den sieben besonders belastenden Pflichten. Die Studie fordert selbst digitale Zeiterfassung. Was die Pflicht heute schon verlangt, steht in Arbeitszeiterfassung: Die Pflicht gilt schon.
  3. Vorlagen statt Handarbeit bei der Gefährdungsbeurteilung. Die Studie empfiehlt Muster der Berufsgenossenschaft als verbindliche Vorlagen. Fragen Sie Ihre Berufsgenossenschaft, welche Muster es für Ihr Gewerk gibt, und lassen Sie sich bestätigen, was sie anerkennt, bevor Sie sich darauf verlassen.

Bei den Entgeltunterlagen läuft außerdem eine Frist: Die Befreiung von der elektronischen Führung endet zum 31.12.2026. Details in Elektronische Entgeltunterlagen: Frist 31. Dezember 2026.

Messen Sie Ihre eigenen Stunden

Ob Ihr Betrieb bei 600 Stunden liegt oder bei 200, weiß nur Ihr Betrieb. Vier Wochen reichen für eine erste Antwort:

  1. Legen Sie die acht Gruppen aus der Tabelle als Spalten an.
  2. Tragen Sie vier Wochen lang ein, wer wie lange an welcher Pflicht sitzt. Auch das Nachtragen am Wochenende zählt.
  3. Rechnen Sie auf das Jahr hoch und vergleichen Sie mit den Studienwerten. Abweichungen nach oben zeigen, wo Ihr Ablauf hakt.
  4. Beginnen Sie mit der Gruppe, in der die meisten Stunden stecken.

Die Reihenfolge ist Absicht. Wer zuerst Software kauft, automatisiert einen Ablauf, den er noch nicht kennt.

Wo Automatisierung ansetzt

Kein Programm ändert, was das Gesetz verlangt. Es kann aber erinnern, vorausfüllen, Daten aus einem Vorgang in den nächsten übernehmen und Nachweise ablegen, ohne dass jemand suchen muss. Das trifft vor allem Wiederkehrendes. Welche Pflichten bei Ihnen am meisten Zeit binden, zeigt die Messung aus dem letzten Abschnitt.

Wenn Sie wissen wollen, wo Ihre Stunden sitzen, schauen wir gemeinsam darauf. Das Format dafür ist unsere Prozessanalyse. Wie das in Handwerksbetrieben aussieht, steht unter KI-Automatisierung im Handwerk. Das Erstgespräch ist kostenlos.

Quellen