Allgemein06. Oktober 2026

Elektronische Entgeltunterlagen: Was Betriebe bis zum 31. Dezember klären sollten

Am 31. Dezember 2026 endet eine Ausnahme, die viele Betriebe bisher bequem gefunden haben. Wer die begleitenden Entgeltunterlagen seiner Beschäftigten noch auf Papier oder verstreut in Mail-Anhängen führt, kann sich bis dahin beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen. Danach geht das nicht mehr. Ab dem 1. Januar 2027 müssen elektronische Entgeltunterlagen vorliegen: zugeordnet, auffindbar, prüffähig. Bis dahin bleiben knapp drei Monate.

Das Handwerksblatt beschreibt den Normalzustand so: Viele Betriebe haben das Thema aufgeschoben und die Unterlagen an unterschiedlichen Stellen abgelegt, ausgedruckt im Ordner, als einzelne PDF-Dateien, als E-Mail-Anhänge oder als Scans im Dokumentenmanagementsystem. Das ist kein Vorwurf. Es ist der Zustand, den eine Übergangsregel erzeugt, wenn sie lange genug gilt. Jetzt lohnt sich ein genauer Blick darauf, was eigentlich verlangt wird.

Was gilt bei elektronischen Entgeltunterlagen: Pflicht und Frist im Überblick

Punkt	Stand	Quelle
Entgeltunterlagen führen	je Beschäftigtem, getrennt nach Kalenderjahren, auf Deutsch	§ 28f Abs. 1 SGB IV
Begleitende Unterlagen elektronisch	seit 1. Januar 2022 vorgesehen	§ 8 Abs. 2 BVV, Deutsche Rentenversicherung
Befreiung auf Antrag beim Prüfdienst	nur noch bis 31. Dezember 2026	§ 8 Abs. 3 BVV
Prüfung durch die Rentenversicherung	mindestens alle vier Jahre	§ 28p Abs. 1 SGB IV
Aufbewahrung	bis Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Prüfung folgt	§ 28f Abs. 1 SGB IV

Der Antrag auf Befreiung kann laut Haufe formlos gestellt werden. Betroffen ist jeder Arbeitgeber, den die Rentenversicherung prüft, also praktisch jeder Betrieb mit Beschäftigten. Und geprüft wird nicht irgendwann, sondern mindestens alle vier Jahre. Wer geprüft wird, muss die Unterlagen dann zeigen können. Dabei geht es laut Lexware im Kern darum, nachzuweisen, dass Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und abgeführt wurden. Die Unterlagen sind dieser Nachweis.

Welche Unterlagen gemeint sind

Gemeint ist nicht die Lohnabrechnung selbst, deren Daten kommen in der Regel aus dem Lohnprogramm. Gemeint sind die Belege rundherum. Die Liste in § 8 Abs. 2 BVV hat mehr als zwanzig Positionen. Für Handwerk und Mittelstand sind vor allem diese relevant:

Aufenthaltstitel oder Arbeitserlaubnis bei Beschäftigten aus Drittstaaten
Nachweise zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht sowie zu Entsendungen
Erklärungen von Minijobbern, etwa der Verzicht auf die Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung oder die Angabe weiterer Beschäftigungen
Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, bei denen der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert sein muss
Eine Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz, also der schriftlichen Arbeitsbedingungen
Nachweis der Elterneigenschaft und der Kinderzahl für die Pflegeversicherung
Aufzeichnungen nach § 17 Mindestlohngesetz, also Arbeitszeitnachweise in den Bereichen, in denen sie vorgeschrieben sind

Der Punkt mit dem Eingangstag ist leicht zu überlesen und typisch für das ganze Thema. Das Gesetz verlangt nicht nur, dass ein Dokument irgendwo liegt. Es verlangt einen nachvollziehbaren Vorgang: Wann kam es an, von wem, und wo ist es jetzt?

Was der Befreiungsantrag bringt und was nicht

Ein Antrag verschafft Zeit für den Altbestand, nicht für den Ablauf. Laut Lexware gilt für Betriebe mit bewilligter Befreiung die elektronische Form für alle Vorgänge, die sich ab Januar 2027 ergeben. Haufe schreibt ebenso: Spätestens ab dem 1. Januar 2027 sind die Unterlagen elektronisch zu führen. Neue Mitarbeiter, neue Minijob-Erklärungen und neue Aufenthaltstitel im Jahr 2027 laufen also in jedem Fall in einen elektronischen Prozess, mit oder ohne Befreiung.

Wie viel der Antrag für den Altbestand noch wert ist, beurteilen die Quellen verschieden:

Datev rät laut Handwerksblatt, die Befreiung zu prüfen und gegebenenfalls bis 31. Dezember zu beantragen. Wer den Stichtag verpasse, müsse alle relevanten Unterlagen ab dem 1. Januar 2022 digital vorhalten.
Die Haufe Akademie schreibt dagegen, ein Antrag lohne sich mit Blick auf die auslaufende Regelung zum Dezember hin nicht mehr.

Beides steht so nicht im Verordnungstext. Der regelt nur, dass die Befreiung bis zum 31. Dezember 2026 beantragt werden kann. Wie ein Prüfer Altfälle bewertet, ist eine Frage an Steuerberater oder Lohnbüro, am besten noch im Oktober, damit für einen Antrag Zeit bleibt. Ich lege hier keine Rechtsauslegung dazu, sondern zeige, wo die Quellen auseinanderliegen.

Das eigentliche Problem ist der Weg ins Archiv

Ob Antrag oder nicht: Ab 2027 braucht jeder Betrieb einen Weg, auf dem diese Unterlagen elektronisch ankommen, benannt, zugeordnet und auffindbar abgelegt werden. Die Rentenversicherung beschreibt es für Entgeltunterlagen allgemein so, dass sie „innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Entgeltabrechnungen des Arbeitgebers vermitteln können“ müssen. Das ist ein Ablaufkriterium, kein Produktmerkmal.

Interessant ist, wie der Software-Anbieter Datev selbst die Reihenfolge setzt. Patrick Bäuerlein von der Datev eG empfiehlt laut Handwerksblatt: „Betriebe sollten die verbleibende Übergangszeit für die Umstellung auf die digitale Ablage nutzen, um ihre Personalprozesse sowie ihre Dokumenten- und Ablagestrukturen nachhaltig zu modernisieren.“ Erst Prozesse und Struktur, dann das Werkzeug. Ehrlicherweise nennt derselbe Beitrag auch Software als Weg zur datenschutzkonformen Ablage. Aber die Reihenfolge stimmt, und sie ist auch unsere: erst der Ablauf, dann das Werkzeug.

Konkret hat der Weg ins Archiv sechs Stationen. An jeder kann etwas hängen bleiben:

Eingang: Das Gesetz sieht vor, dass die zuständigen Stellen oder die Beschäftigten die Unterlagen dem Arbeitgeber schon elektronisch zur Verfügung stellen (§ 8 Abs. 3 Satz 1 BVV). Wer neue Mitarbeiter beim Start weiter um Papier bittet, baut den Medienbruch selbst ein.
Format: Laut Haufe sind PDF-Dateien und Bilddateien (jpg, bmp, png, tiff) erlaubt, auch gescannte. Papierunterlagen wandelt der Betrieb um und hebt die Originale bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung auf.
Benennung: Haufe empfiehlt sprechende Dateinamen, aus denen Dokument, Person und Zeitraum hervorgehen, maximal 64 Zeichen. Ein Beispiel dort: „immatrikulationsbescheinigung-kern_sandra-Sommersemester_2025“.
Einzeldatei: Lexware weist darauf hin, dass jede Unterlage eine eigene Datei sein muss. Ein Sammel-PDF mit allem aus der Personalmappe genügt nicht.
Zuordnung: Eindeutig einem Beschäftigten und einem Zeitraum zugeordnet, so beschreibt es Datev.
Schriftform: Wo das Gesetz sie verlangt, genügt elektronisch nur ein Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur (Haufe). Ohne diese Signatur bleibt es laut Lexware bei der Papierform.

Die Prüfungsprobe in dreißig Minuten

Datev empfiehlt, eine Betriebsprüfung vorab zu simulieren, gegebenenfalls gemeinsam mit dem Steuerberater. Das lässt sich mit einem einfachen Test machen. Nehmen Sie einen Beschäftigten, am besten einen Minijobber oder jemanden mit Aufenthaltstitel, weil dort die meisten Unterlagen anfallen. Suchen Sie alle Unterlagen aus § 8 Abs. 2 BVV heraus, die für diese Person gelten, und stoppen Sie die Zeit. Danach vier Fragen:

Liegt jede Unterlage als eigene Datei vor, mit einem Namen, der Dokument, Person und Zeitraum nennt?
Ist bei Anträgen und Erklärungen der Eingangstag dokumentiert?
Würde Ihre Vertretung die Datei ohne Rückfrage finden?
Wer sortiert künftig neue Unterlagen ein, und wo kommen sie her?

Wenn die Antwort auf eine Frage „es kommt darauf an, wer da ist“ lautet, haben Sie die Stelle gefunden, an der es im Prüfungsfall hakt.

Wo Automatisierung später ansetzt

Erst wenn der Weg ins Archiv beschrieben ist, lohnt die Frage nach Technik. Dann sind einige Schritte klare Kandidaten, weil sie wiederkehren und regelbasiert sind: eingehende Unterlagen erkennen, nach festem Schema benennen, in die richtige Personalakte ablegen, bei einer Neueinstellung daran erinnern, welche Nachweise noch fehlen. Das ist dieselbe Art Routine, die wir von der E-Mail-Triage kennen.

Bei Personaldaten gilt eine zusätzliche Bedingung: Zugriffsrechte und Datenschutz müssen vorher geklärt sein, und ein Mensch gibt am Ende frei, was in die Akte wandert. Automatisierung beschleunigt den Ablauf, den sie vorfindet. Ist er unklar, wird nur die Unklarheit schneller.

Was Sie diese Woche tun können

Beim Steuerberater oder Lohnbüro klären, ob für Ihren Betrieb ein Befreiungsantrag sinnvoll ist, und den Termin noch im Oktober legen.
Die Prüfungsprobe mit einem Beschäftigten durchführen und die Suchzeit notieren.
Ein Namensschema festlegen und aufschreiben, auf einer Seite.
Festlegen, wer ab Januar neue Unterlagen entgegennimmt und ablegt, mit Vertretung.

Nächster Schritt

Wenn Sie den Ablauf nicht allein aufsetzen wollen: Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir gemeinsam durch, wie Unterlagen in Ihrem Betrieb ankommen, wo sie hängen bleiben und welche Schritte sich später automatisieren lassen. Dreißig Minuten, ohne Vorbereitung.

Termin über process-vision.de, per Mail an hallo@process-vision.de oder telefonisch unter 0375 47213000. Mehr zu unserer Arbeitsweise finden Sie unter Prozessanalyse, KI-Automatisierung im Handwerk und KI-Agentur.

Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Ob und wie die Regelung in Ihrem Betrieb greift, klären Sie mit Steuerberater, Lohnbüro oder dem zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung.

Quellen: