E-Rechnungspflicht 2027: Was Betriebe über 800.000 Euro Umsatz jetzt klären sollten
Am 1. Januar 2027 endet für einen großen Teil des Mittelstands die Schonfrist. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz gemacht hat, darf Rechnungen an andere Unternehmen im Inland nur noch als E-Rechnung verschicken. Ein PDF per Mail zählt dann nicht mehr. Das sind noch rund drei Monate.
Ein Handwerksbetrieb mit zwölf Beschäftigten und laufenden Aufträgen oder ein Zulieferer mit 40 Beschäftigten kann schnell über dieser Grenze liegen. Die gute Nachricht: Das Format ist das kleinste Problem. Die schlechte: Die eigentliche Arbeit steckt woanders, und sie lässt sich nicht in der letzten Dezemberwoche erledigen.
Was ab 2027 gilt
Die Pflicht kommt in drei Stufen. Die Angaben stammen aus den FAQ des Bundesfinanzministeriums:
| Zeitraum | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | Pflicht: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können (eine E-Mail-Adresse genügt) | Papier oder anderes Format weiter erlaubt, andere elektronische Formate wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 2027 | Pflicht | Pflicht ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Wer darunter liegt, darf noch Papier oder PDF senden |
| ab 2028 | Pflicht | Pflicht für alle im inländischen B2B |
Für 2027 zählt Ihr Gesamtumsatz aus 2026. Ob Sie schon in Stufe 2 fallen oder erst 2028 an der Reihe sind, lässt sich also heute beantworten.
Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Geschäfte mit Privatkunden und bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber auch sie müssen empfangen können.
Was eine E-Rechnung ist, und was nicht
Hier steckt der häufigste Irrtum. Eine E-Rechnung ist keine Rechnung, die elektronisch ankommt. Sie ist eine Rechnung, die als strukturierter Datensatz vorliegt, den Software ohne Abtippen lesen kann. Der Standard heißt EN 16931. Zulässig sind laut BMF die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL). ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten XML-Daten, XRechnung ist reines XML.
Ein normales PDF, das Ihre Buchhaltung heute als Anhang verschickt, fällt nicht darunter. Es sieht aus wie eine Rechnung, enthält aber keine strukturierten Daten.
Wie weit das heute verbreitet ist, hat Bitkom Ende 2024 gemessen (Presseinformation vom 3. Dezember 2024, 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten): Nur 45 Prozent konnten E-Rechnungen empfangen, obwohl die Empfangspflicht ab 2025 feststand. Unter den genutzten Formaten kam ZUGFeRD auf 27 Prozent, XRechnung auf 5 Prozent. Die Zahlen sind fast zwei Jahre alt und dürften sich bewegt haben. Als Größenordnung, wie unvorbereitet die Breite des Mittelstands in die Pflicht ging, taugen sie weiterhin.
Wo der Aufwand wirklich steckt
Viele gängige Buchhaltungsprogramme können XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, ob Ihres dazugehört, zeigt ein Test. Der Haken liegt selten im Format. Er liegt in den Abläufen davor und danach:
Vor dem Versand: Eine E-Rechnung wird von einer Maschine gelesen und geprüft. Ein falscher Steuersatz, eine fehlende Pflichtangabe, eine Kundenadresse in zwei Schreibweisen: Was ein Mensch großzügig überliest, lehnt die Empfängersoftware ab. Die Qualität Ihrer Stammdaten entscheidet, ob Ihre Rechnungen durchlaufen.
Nach dem Eingang: Seit 2025 kommen E-Rechnungen schon bei Ihnen an, oft ohne dass es jemand merkt. Sie landen im Postfach, werden als "komische XML-Datei" ignoriert oder im schlimmsten Fall ausgedruckt. Wer Eingangsrechnungen ausdruckt und abheftet, archiviert das Falsche. Laut BMF muss der strukturierte Teil unverändert im Originalformat aufbewahrt werden, acht Jahre lang. Nach der Darstellung von DATEV zum BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 genügt bei Hybridformaten der XML-Datensatz samt eingebetteter Anlagen, das PDF ist nur bei steuerlich relevanten Zusatzinformationen nötig.
Dazwischen: Wer prüft eine Rechnung sachlich, wer gibt sie frei, und was passiert, wenn die zuständige Person im Urlaub ist? Das war schon vor der E-Rechnung ungeklärt. Die Pflicht macht es sichtbar, weil aus dem stillen Papierstapel ein Datenstrom wird, der ohne klare Zuständigkeit einfach liegen bleibt.
Fünf Fragen, die Sie bis Dezember beantworten sollten
- In welcher Stufe sind wir? Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro: Pflicht ab dem 1. Januar 2027. Darunter: Sie haben ein Jahr mehr, aber die Empfangspflicht gilt schon jetzt.
- Kann unsere Buchhaltungssoftware E-Rechnungen erzeugen und lesen? Nicht nur "unterstützt", sondern getestet: Eine echte Rechnung an einen echten Kunden, eine echte Eingangsrechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD.
- Wo kommen Eingangsrechnungen heute an? Sammelpostfach, drei Einzelpostfächer, Papier? Jeder zusätzliche Eingang ist eine Stelle, an der eine E-Rechnung untergeht.
- Wer prüft und gibt frei, mit Vertretung? Namentlich, nicht als Abteilung.
- Wie sind Stammdaten und Archiv geregelt? Wer pflegt Kundendaten, und wo liegt die Originaldatei acht Jahre lang, so dass sie unverändert bleibt?
Fünf Fragen, die Sie in einem Nachmittag mit Buchhaltung und Steuerberater durchgehen können. Wer sie beantwortet hat, kann jede Software nehmen. Wer sie offen lässt, kauft im Dezember ein Programm und hat im Januar dieselben Probleme mit neuer Oberfläche. Die Steuerfragen im Einzelfall, etwa zu Ausnahmen oder Ihrem Umsatzstatus, klärt Ihr Steuerberater. Das hier ist ein Prozessleitfaden, keine Steuerberatung.
Wo Automatisierung hilft, und wo nicht
Die E-Rechnung ist ein Rückenwind für Automatisierung, denn strukturierte Daten müssen nicht mehr abgetippt werden. Das ist der eigentliche Gewinn, nicht die Pflicht selbst. Aber er entsteht nur, wenn der Ablauf drumherum steht.
Bei uns selbst laufen Eingangsrechnungen aus dem Postfach automatisch in die Buchhaltung und landen dort als Beleg. Ein Mensch prüft und gibt frei, statt zu erfassen. Das funktioniert, weil vorher feststand, welches Postfach zuständig ist, wer freigibt und wo die Datei danach liegt. Die Software war der kleinste Teil daran. Dieselbe Reihenfolge gilt für E-Mail-Triage und Antwortentwürfe: Erst die Zuständigkeit, dann die Automatik.
Wo Automatisierung nicht hilft: bei unsauberen Stammdaten, bei ungeklärter Freigabe und bei der Frage, ob eine Rechnung sachlich stimmt. Eine Maschine, die fehlerhafte Rechnungen schneller durchschleust, ist keine Verbesserung.
Was wir Betrieben in Sachsen raten
Warten Sie nicht auf Dezember. Zwei Wochen Vorlauf reichen für die Fragen oben, aber nicht für einen Test mit echten Kunden, ein Nachziehen der Stammdaten und die Einweisung der Vertretung. Wer im November anfängt, hat noch Luft für einen Fehlversuch.
Und stellen Sie die Reihenfolge nicht um: erst klären, wo Rechnungen entstehen, ankommen und freigegeben werden, dann das Werkzeug wählen. Genau dafür ist unsere Kurzanalyse gedacht: den Weg von der erbrachten Leistung bis zur abgelegten Rechnung einmal aufzeichnen und die Stellen finden, an denen es hakt. Für Handwerksbetriebe haben wir das auf der Seite KI-Automatisierung im Handwerk beschrieben.
Fazit und nächster Schritt
Die E-Rechnung ist eine Pflicht mit Vorlauf: Empfang seit 2025, Versand ab 2027 für Betriebe über 800.000 Euro Umsatz, ab 2028 für alle. Das Format lösen Ihre Software und Ihr Steuerberater. Der Ablauf davor und danach ist Ihre Aufgabe.
Wenn Sie wissen wollen, wo in Ihrem Rechnungsprozess heute Wartezeit und Medienbrüche stecken, schauen wir gemeinsam darauf. Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir Ihren Weg von der Leistung bis zur Ablage durch. Dreißig Minuten, ohne Vorbereitung Ihrerseits.
Termin über process-vision.de, per Mail an hallo@process-vision.de oder telefonisch unter 0375 47213000. Mehr zu unserer Arbeitsweise finden Sie auf der Seite KI-Agentur.
Quellen:
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (Seitenstand 23.03.2026)
- Bitkom: Weniger als die Hälfte deutscher Unternehmen empfängt E-Rechnungen (3. Dezember 2024)
- DATEV: E-Rechnungspflicht, gesetzliche Regelungen (Darstellung zum BMF-Schreiben vom 15.10.2025; Produktwerbung dort nicht übernommen)